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專案管理起步走:五件重要的小事

by Nina 2018-01-05 08:36 UTC

專案管理起步走:五件重要的小事

最近因為參加聚會聽到了在不同領域擔任專案管理的分享,談到專案管理過程中幾個共通的問題,剛好趁這個機會,想回顧一下,這兩年內學會了什麼,心態上又改變了什麼?於是整理出五件我覺得改變我工作方式的重要小事

  1. 事情分輕重緩急,追蹤問題
  2. 學習談判,細心與耐心
  3. 專案的建議,但把選擇權交回客戶
  4. 建立團隊從小原則開始
  5. 抓好時間管理,讓客戶感受到被重視

1. 事情分輕重緩急,追蹤問題

剛開始做 PM 工作的第一個月,每一封信每一個對話我都回的戰戰兢兢,深怕遺漏掉任何事情,只要客戶一問「這東西進度怎麼樣啦?」我就會緊張的跑到工程師旁邊問他所以進度怎麼樣,弄的大家都很緊張…

雖然說工作上是以客為尊,快速的回應會讓顧客有好印象,但若只為了這樣而中斷自己甚至工程師的工作時,就可以停下來想一下客戶提出來的問題是不是真的這麼的迫切?

適時的讓客戶知道,我們已經收到你提出來的疑問了,並且會盡快為他處理這些問題 也因此 PM 身上也會一串長長的追蹤事項,每天固定找一個時間,重新檢視一次今天需要追蹤的問題,把處理掉的問題劃掉,

2. 學習談判,細心與耐心

PM 其中一個重要的工作在於如何溝通協調,對外我們要判斷需求,並適時的給予客戶專業建議、對內需要學著跟工程師協調任務的先後順序,這也是為什麼大家常說 PM 學著說不同的話,在面對不同領域的人有著不一樣的腦袋,如何聽懂對方的話、使彼此交流順常,找出最適的解決方案,溝通是專案管理最重要的軟實力。

關於協調與談判,我自己的心得是可以從耐心的傾聽以及換位思考開始練習,在 <卡內基溝通與人際關係:如何贏取友誼與影響他人> 書中,戴爾‧卡內基(Dale Carnegie)曾提到,假如你在職場上只學會一樣東西,就是能從自己與別人的角度思考、去看事情,那很有可能是你人生、事業成功的踏腳石。

3. 專案的建議,但把選擇權交回客戶

「這樣不行,那樣不好,不然你告訴我你覺得怎麼樣才行?」

從第二點延伸,許多時候客戶會提出不太明確的需求或是天馬行空的想法,在我們傾聽完客戶的需求後,對於一些複雜的需求我們可能將需求帶回去在和工程師討論可行的方案,而最後我們可以怎麼呈現給客戶?

在想解決方案的過程中透過換位思考的方式,重新站在客戶考量他的需求,這裡的需求有時不單只是產品需求,還有成本、時間的考量也要加在這當中,透過提案的方式,列出可行的解決方案的優缺點後、需要開發的時間、成本後,將最後的選擇權交回給客戶。

透過良好的表達方式呈現我們解決問題的專業,同時也尊重客戶的選擇,除了能把問題解決之外最重要的是贏得客戶的信任。做 PM 給我一個很大的訓練是,我們得先聽懂並且了解對方的需求,在以專業的建議表達自己的需求,從中找尋交集的解決方式,就可以創造雙贏。

4. 建立團隊從小原則開始

理想上我們都希望能待在一個好的團隊,團隊裡的成員會自發性的去學習、並且積極地完成工作。但有時就算很幸運的遇上一群擁有很高熱忱的成員,若能有一些小的原則在這團隊當中發酵,更能將大家的力量凝結起來,發揮團隊最大的作用。

我覺得可以從每日的站立會議開始

站立會議其實是 Scrum(敏捷軟體開發過程)中的一部份,但我自己的心得是不一定只能用在 Scrum 的專案中 (畢竟不是每個專案都適合 scrum) ,每日的站立會議,能夠讓團隊成員有更多時間專注在工作上,同時也讓 PM 更輕鬆、即時地掌握實際情報

有效的站立會議我覺得有幾個要點:

  • 每天固定的時間
  • 會議時間不超過 15 分鐘
  • 一次只有一個人發言,並只針對三個重點說明,包括「昨天完成了哪些任務」、「今天的預計要執行的任務」、「碰到的問題」
  • 遠端的工程師可使用一些視訊軟體輔助,一樣可以參加站立會議

PM 在這當中有點像是引導者,透過發問的方式,讓團隊成員們慢慢的熟悉站立會議的模式,同時也讓自己更能掌握實際的狀況。

5. 要讓客戶感受到被重視

由於 PM 身上可能會不只處理一個專案,如何在不同專案之間做好顧客關係管理,我想很大一部分跟時間管理有關係。

在第一點時我提到了事情要分輕重緩急,分完後依序地處理每件事情之外,另外也可以透過一些工作摘要整理成進度跟客戶做回報,表現出主動追蹤處理問題的態度,重點式的回報進度給客戶,客戶在知道專案狀況後通常會比較放心。

許多時候 PM 除了專注於管理專案的進度之外,也需要服務客戶的心理狀態,讓客戶放心也感受到備受重視

最後,我對 PM 工作的想法

專案管理有趣卻也困難的是在於許多事情沒有完美或唯一正確的解答,只有能被大家接受的解決方法,當 PM 需要學會在這灰色地帶中透過有效的溝通作出決定,並學習接受現實世界中不可能滿足所有人的狀況下,如何使專案能夠向前推進。

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