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PM 的技能欄,你知道該點哪些嗎?

by Winnie 2019-06-15 00:00:00 UTC

在這裡淺談幾項 PM 路途中會用上的技能,希望能帶給要邁向 PM 之路的你一點共鳴。

專案管理聽起來是個很陌生的名詞,但其實生活上很容易遇到, 人生也可以譬喻成一個放大版的專案管理, 首先列出目標優先順序,訂定每一個項目的細節,再來分配資源,一個一個完成目標,遇到困難時要解決掉,解決不掉的問題要去問有經驗的人,這樣一看,還真有 87% 相似。

此篇會提到下述幾個軟技能:

筆記的重要性

釐清眼前的一片霧霾,把思緒整理清楚,列出要記下的重點。

隨手筆記

沒有整理過的筆記,時間久了再回去看時,是不是常冒出:“我這行是寫了什麼?” 的想法呢?

我並非擁有程式技術相關背景入門,剛進來五倍時,理所當然的呈現了手忙腳亂的概念 (XD) 與同事同行跟客戶開會,整場會議下來,滿腦思緒充滿了陌生的名詞, 那時候我只想到一件事:先把這些單詞記下來再說!

就算不知道這些單詞的正確拼音,但還是硬著頭皮寫下來,把前後文也紀錄下來,會議結束後再丟去 Google 一下,相信大部分都可以找到解答,再把它們一一記起來,前後文也記錄下來,是因為若真的找不到解答,要去請教主管或同事時,他們起碼還抓得出來你指的意思是什麼。

感謝我在吸收詞彙的路上,團隊的主管跟同事都非常熱心替我解答疑惑,還會把意思轉換成凡人如我都聽得懂的比喻,漸漸聽久之後,會發現這些詞彙不像一開始那麼陌生,當然在此同時,也得付出相對的努力去學習相關知識,同時俱進,非技術背景,總是會比別人多出一些不足,需要付出更多努力去追上。

畢竟在不懂這些意思的狀況下要去跟 RD 還有客戶開會,連自己都搞不清楚狀況,絕對是行不通的。 (哭)

Agenda

能在會議中找出關鍵性事項來討論,避免冗長的開會時間中,重點卻沒有幾個。

另外一個要提到的是 Agenda (會議流程):

會議開始前,會在準備的 Agenda 中,列出待討論的事項、議題的細節等,有時候也會代入這一週工程師的進度簡短概述,讓工程師跟客戶能夠同步雙方進度。

開會過程中也可以在 Agenda 的各個項目下方備註討論進度或結果,某方面來說也算是筆記的一種,方便自己會議後整理。

主要是可以在會議過程中,讓開發團隊與客戶能彼此認知到此次討論的重點,避免想到什麼才討論什麼,最後會議結束,才發現手中還有一堆問題遺漏了。

筆記其實不只在會議紀錄這種動作可以使用, 在五倍上 Git 跟網頁設計相關課程時,課後整理筆記可以讓我思考上課來不及吸收(偶爾發生)的內容,也具有重複學習,加深記憶的功能。

管理的技術,博大精深

PM 不只是居中的協調者,還要跟團隊有默契、一起制訂出一套標準的工作流程。

我們常聽到的開發方式有成千上萬種,其中耳熟能詳的莫過於瀑布式開發、敏捷式開發…等。 我們來簡單提及一下最近很出名的敏捷式開發:

敏捷式開發:

敏捷式開發 好耳熟喔⋯⋯所以那是什麼 ?

敏捷式開發有許多方法,其中較為靈巧、好活用的 scrum,迷人的特色在於衝刺週期 (sprint) 與 Stand up meeting ,適用於小團隊(3-8人左右),當然還有 story point、 team member role ⋯⋯等特色,這裡就不一一詳細介紹。

  • Sprint:你可以將每週設為一段衝刺期,大家列出這週自己能夠"徹底完成"的事情。

  • Daily Stand-up Meeting:每天固定時間的站立式會議,

會議只有簡短的10-15分鐘的站立時間,可以快速讓團隊成員了解彼此的進度,以及需要協助的問題、今天要完成的待辦事項等。

會議中只需要簡短快速報告以下三點:

  • 昨天做了什麼?

  • 今天預計要做什麼?

  • 進行中有遇到什麼障礙無法解決?

透過這樣的簡短會議,使團隊溝通飽和度上升,也可以讓自己整理一下腦內思緒,有時成員自己瓶頸很久的問題,另一位成員知道更快解決的方法,也可以透過站立會議提出跟建議,讓整體效率與進度更加提升。


說話的溝通技巧與藝術

管事很難,管人更難。 當意見雪花般的飄來:應該成為一個整合大家意見的人,而非夾心餅乾。

當 PM 時,除了要站在客戶那邊去思考,也要站在 RD 這邊用客戶的思考去延伸,客戶有時候會不太確定自己需要的是什麼 “需求",提出的反而是客戶自己想到的 "規格",

那 PM 的功能就要發揮了,幫客戶釐清:是什麼原因想要提出這個規格?或是在什麼情況下需要這個功能?跟客戶手拉手心連心將需求條件詳細的列出來,畢竟直接丟給 RD 一坨定義很模糊的項目,他們也不知道從何下手。(登愣)

溝通除了確保表達出自己的想法外,也得確保他人是能完全理解你想表達的意思,有時候覺得自己講的已經夠清楚了,但對方可能還是不太理解你的概念,

溝通時要用“聽者的角度”去思考,甚至對方理解你的概念之後,也可能對你的看法提出異議,這時候就需要彼此討論、說服、妥協退讓來達成共識。

上述情況可套用在跟 RD 、客戶、抑或一般生活對話當中,掌握住技巧,可以確保團隊是依循著同一個概念向前進的 。

團隊氣氛與默契掌握得好,才能在彼此需要支援的時候幫上一把,有共同意識一起將專案以最高效率去完成。

管理工具會是你的小助手

PM 的生活當然不是一個人單幹,你會需要幾項工具輔助你掌握團隊時程、進度。

耳熟能詳的像是:Trello、Redmine、Asana ….等,有些是免費提供,有些若是要設定為非公開,則需另外付費,有優有缺,大家可以依團隊跟客戶偏好與方便性去篩選。 另外 RD 較常使用到管理程式碼的 GitHub、GitLab ,也需要去熟悉。

找尋適合團隊的管理工具是極為重要的,若未善用好,會使專案的不確定性與變動性增加,也會無法追蹤好項目與進度,所以說除了選擇合適管理工具,也必須在管理的過程當中確認細節,確認哪些項目是需要修改,以及調整整體的管理方式,讓專案能夠維持在理想的進度上。


PM 的技能欄要討論的還很廣泛,除了上述提到的軟技能:管理方法與技術、說話的藝術等,後面還有未提及的專業知識、商業知識與市場知識技能等等⋯⋯,尤其是硬技能中必須持續鞭策自己增進的專業知識,連我自己也在路途中持續學習,在每一次經驗中吸收、學習讓整體更有效率,畢竟全方位的 PM 才能夠在團隊中發揮最大成效。

PM 做的不只是專案管理,實際上更像溝通的橋樑,一個專案實際上藏了許多細節,而我們的任務就是去挖出更多細節,更要在團隊與客戶關係中找出平衡點,掌握每個人的進度與情緒脈動,做好溝通,保持好相同認知度,而這些技能,都要一點一滴的累積,儲存在你的技能欄內。

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