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勇者,成為時間的支配者吧!

by Winnie 2019-11-02 00:00:00 UTC

時間永遠是固定的24小時這麼多,如何掌握在有限的時間內取捨事情的優先順序?

PM 手中可能會有多個專案在進行,最有可能遇到的狀況,例如:

你一早進到公司,正打開電腦要回 A 專案客戶的訊息,結果不到兩秒鐘, B 客戶問你能不能開個簡短的視訊會議討論他剛剛新開的 issue,接著 C 客戶突然又在群組上問你昨天會議的事情,然後同事走過來問你午餐要吃什麼(咦)。

是的,彷彿受到詛咒一般,點開什麼東西,事情就會一卡車的跟著飛來XD

做事之前,先排列好優先順序,勇者打怪也是要照步驟來的。

優先順序

以有限的時間為前提,做出取捨

手中有太多事時,如同前面所提到,在有限的時間內優先處理重要且緊急的事情,可以從下面的象限圖,將你手中的事情先大致分為四塊:

(請看我簡單明瞭的象限圖表)

Ldx8nae

  • 緊急且重要的事情
  • 緊急但不重要的事情
  • 不緊急但重要的事情
  • 不緊急也不重要的事情

用上述的四象限去安排優先順序,比起遇到什麼事就先解決什麼事,倒不如從優先緊急的事情下手,對於自己的時間安排會更好掌握。

以專案管理上會遇到的狀況來說,若時程緊縮無法調整的時候,也可以依照此象限表去跟客戶協商哪些功能或是畫面是最緊急重要的,進而做出取捨。

客戶:

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(這樣子是不行的。) (圖片擷取自網路)

但我有看過另一種說法,通常我們做不重要又不緊急的事情總是最愉快的,有時候甚至最快完成,例如:追劇打遊戲。

排程

我為什麼需要為自己的時間排程? —— 排程表可以一眼看出整個時間的分配計劃

確定好需要安排的事項後,將它們記在任何你擅長使用的排程工具上,遇到計畫調整時,可以較為輕鬆直覺地去安排。

排程這個動作也可以運用在專案管理上,你可以使用排程表去和專案成員 or 客戶討論議題,最起碼你手上有個可以直接調整的時程表,方便雙方討論,減少溝通成本。

排時程表除了『提醒自己有這些待辦事情』外,也有『應對突發狀況而需要調整』時,可以一眼看出整個計畫的走向,從而去迅速的協調安排的功能。

有時候會有這種疑問:專案就算排程了,也只是預估的時間,跟實際上所花費的時間還是會有所差距,那為什麼要排程?

就像出去旅行,也會大致安排幾個今天要吃的食物 / 要去的景點,比起毫無排程,有安排過後的行程可以掌握到大概有哪些事情需要去完成,調好整體專案的速度與步驟,隨時可以應付變動,搭配最前面提到的象限表,做出取捨或是應對方法。

適度留白

那些平時被你疏忽的小事,也會佔據你的時間。

不是當下緊急的事情,常常容易被忽略去估算花費的時間,覺得總會有時間去完成。舉例來說:每天大概會花費30~60分鐘整理各專案的進度,又會花 15-30 分鐘去準備隔日會議的內容。

又例如,預估時程時,開發前的評估+研究,跟開發完成後的測試時間,看起來只是普通的兩件事,但其實這後面有許多隱藏成本,例如評估研究時,跟客戶雙向溝通的時間成本、還有測試時出現 bug 時,解決也需要時間,小事疊加起來,耗掉的時間也是非常可觀的。

所以在行程前後通常會再抓一些餘裕,是用來應對有意料外的狀況發生時,還有緩衝的時間可以消耗。

搭配專注的爆發力,不可小覷

在每件執行的事情上,最好將一切外在的干擾排除,保持一定的高專注力,全數貫注於手頭的事情上,將進度衝刺到最大值。

公司工程師們曾經跟我討論過一個話題,打 code 有時候打到一定的程度時需要高度專注與心力投入,被打擾的話,要再度切回原本的思緒與高專注力是有困難的,就像你算數學算到一半,有人叫你寫作文,寫完再繼續切回去算數學一樣,心情很難恢復啊——!

結語

上述所提的幾個小主題,可以幫助你在時間上作出較合理的時程安排,避免讓自己陷入什麼事都想做,卻什麼事都沒做完的狀況。

延伸到專案上的話,除了排優先度的先後順序外,難免會有功能必須做出取捨,如同前面提到,可以幫你節省大量的溝通與時間成本,希望對於有興趣研究時間管理與時程安排的你,可以增添一些幫助 :)

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