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成為準時下班的 PM 吧!高效率工作的方法

by Liz 2019-06-29 00:00:00 UTC

PM ( Project Manager ) 總是被大大小小繁雜的事情追著跑,如果你的事情總是覺得多到不行、做都做不完,可能得重新審視一下自己的時間規劃囉!

最近看了「私、定時で帰ります」這部日劇,覺得劇情中提到的工作方式特別受用啊!尤其是女主角高效率的工作時間分配和管理,和我真的不謀而合呢(?) 這邊就來分享兩個屬於 PM 管理專案及釐清思緒的部分吧!

To Do リストを作成する!

製作 Todo List!

在影片中,吉高由里子所飾演的女主角,總是準時下班的最主要原因,就是製作 Todo List。除了整理自己的環境之外,能夠將自己的專案內容、追蹤事項、問題需求,分門別類地整理起來,是很重要的!

使用 Task 管理工具

1. GitHub

  • 以「功能」為單位:

相信工程師們一定對於 GitHub 並不陌生,或是根本每天與之為伍吧?
PM 其實也可以利用 GitHub 的 Project 功能,像是 To Do List 的樣子,將各個 Issue 的狀態整理起來。

GitHub 核心的使用方式之一,是以「功能」為單位,拆分為各個 Issue ,不只讓工程師們整理 Commits 方便,也可以避免讓最後的 Pull Request 太大包。
另外一個好棒棒之處,就是 GitHub Issue 會產生流水號( #1 , #2 etc. ),團隊在溝通的時候,直接講俗稱「票號」的流水號碼,與工程師們溝通會更方便、對焦更迅速!

  • 設立 Milestones( 里程碑 ):

另外還有一個很棒的功能,那就是「 Milestones ( 里程碑 ) 」。 里程碑可以定義出每一個階段團隊應該要完成的重大功能,並且將屬於這個功能的 Issues 歸類在 Milestones 下方,另外開設時間限制,讓團隊知道此功能應該要在何時完成。最後,當功能開發完成後,整個 Milestones 關掉,也會很有成就感哦!

2. Trello

如果對於 GitHub 覺得很陌生、不熟悉的人,也可以使用 Trello 製作屬於自己的工作看板!利用內建的 Todo List 清單,條列出自己的待辦事項。

  • 工作看板

由於我的專案常常需要搭配 GitHub 和工程師對焦,但是又不能把 GitHub 當作自己的記事本記錄追蹤細節。( 所有的留言紀錄,都會通知專案中所有的人… )
因此我將待辦清單分成好幾份:「已確定將釋出」、「已完成待回報」、「未完成追蹤中」等等。

由於待辦清單可以互相拖曳,更可以方便地紀錄該條 Issue 現在目前進度到哪裡了?還缺了哪些 Spec 需要跟進?另外我也會補上更新 Issue 的日期,不然過了一個週末,會完全遺忘自己上週的進度到哪裡了。

3. Agenda ( only for iOS )

如果你使用的是 Mac 等 iOS 系統的人,也可以使用 Agenda 這個軟體。雖然 Mac 內建的備忘錄已經很完善了,但你也可以搞剛一點下載這個免費的工具玩玩看。

Issues 的歷史紀錄

它的介面簡潔美觀,也有新增看板 ( Projects ) 、待辦事項等功能。 我一開始是當作記事本來用,或是會議記錄等大內容,但後來發現我的 Issues 需要更細節地追蹤該票號的所有歷史紀錄,我又自建了另外一個 Project 追蹤最近正在開發的功能票號,看起來有點重工,但對我而言,由於 GitHub 是屬於協作的平台,Issue 的管理方式沒辦法按照自己的方式排序,所以在 Agenda 中條列出來一目瞭然,更方便我追蹤!

( 以上三種工具都有支援 Markdown 語法。 Agenda 的較不完善 )

進行問題分類

不管使用哪一種專案管理工具,重要的是分類。 PM 每天被專案的各種問題以及需求追著跑,因此非常需要將問題分類釐清。 透過下方幾個方向,將問題分門別類,讓你的專案管理更輕鬆!

優先度&時間:

  1. 列出所有需求以及問題: 像是客戶覺得重要的、工程師覺得重要的、自己覺得重要的、有時間性的、無時間性的。
  2. 判斷優先度: 根據優先度判斷是不是需要討論的,哪些可以快速被解決,哪些需要花時間。
  3. 全部條列出來: 最後可以按照優先度去和工程師討論進度了。

小提醒:通常自己條列的都只是理想上或是暫定的,一定要和團隊討論且和客戶充分溝通後,才可以進行開發。

進度追蹤:

專案在開發中,一定會遇到很多狀況。 PM 的追蹤狀況會更細瑣繁複,包含連絡的追蹤、問題的追蹤、客戶答覆的回報等等。建議在這個追蹤項目中,補上日期,這樣在一個專案開發的幾十條代辦項目中,幫助你掌握所有的事情的追蹤時間以及每天該跟進的項目有哪些。

所要時間を設定し、時間内に課題を終えるよう集中する

設定需要的時間,並且集中精神在設定的時間內,完成所有的工作項目!

這個也很見仁見智,每個公司安排的工作繁忙程度不同,但是如果有很需要時間管理的人,也可以試試看使用蕃茄鐘以及 Google 月曆管理你的時間。

蕃茄鐘(Pomodoro Technique)

簡單來說,就是人能專注的時間不高,因此用小鬧鐘控制你的工作時間,並給予適當的休息,才可以讓工作高效率的完成。

但在這邊我想提供大家我失敗的例子XD

之前我買了各種線上課程打算慢慢看,但是我發現我大概看頂多三個小時就會各種恍神穿越,所以我就想說用蕃茄鐘試試看。

結果還是失敗…!

後來才 Realized 真的每個人專注度不同, 而本人特別差 。 因此我發現,關於專注度,如果對我而言太困難的事情,專注度真的不會超過 25 分鐘,而且休息要不止 5 分鐘…(這邊的休息包含去倒水、滑臉書的時間)

但是如果相對簡單,我就可以專注大概 50 分鐘左右!

工作也是一樣,我覺得可以將任務區分難易度,看自己的精神狀況再來決定先做簡單的還是困難的工作。

Google 月曆

這個更講究每個人的意志力和時間掌控了。( 是個跟記帳一樣容易被放棄的方法

由於 Google 月曆同時有週歷、日曆的功能,也可以設定各種活動起迄時間,如果需要高度掌握一天的時間,那麼這個 Google 功能可能很適合你!

Google 月曆不僅可以切割出更細的時間分配,也可以分享給不同的人觀看,它同時也可以當作工作日誌記錄你的工作概況,在回報工作事項給主管的時候,也可以很方便陳述你一整天做了什麼事情。

最後就是 GTD !( Getting Things Done )

GTD 是另外一種時間管理的方式,但這邊就先不提了。( 不然篇幅會破表 )
其實上述的方法,全部一起用會很複雜也很混亂,最重要的是找到自己適合的方式,就算是 Excel 表單簡單紀錄也可以( 其實 Excel 也夠強大了,只是不直覺,完全得靠自己寫 ),只要能夠管理好專案,讓公司內外一片祥和 (?) 都是好方法!有機會再介紹 GTD 囉!我們下次見~

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